5 Lưu ý khi chọn hệ thống hội nghị truyền hình

Hệ thống hội nghị truyền hình giúp ta thuận tiện kết nối với mọi người, những khách hàng và đối tác kinh doanh trên mọi nơi có khảng cách về địa lý. Nhờ có hệ thống hội nghị truyền hình bạn trò chuyện với họ như thể bạn đang ở trong cùng một phòng.

Do đó, vì tình hình dịch bệnh hoặc những yếu tố khách quan mà rất nhiều tốt chức sử dụng hội nghị truyền hình hàng ngày một cách thường xuyên. Và nếu không sớm cập nhật và đổi mới thì công ty, đơn vị của bạn sẽ sớm không thể duy trì khả năng cạnh tranh nếu không có nó. Nhưng tham gia vào hội nghị truyền hình có nghĩa là chọn giải pháp hội nghị truyền hình phù hợp. Nền tảng nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn? Những công cụ nào sẽ mang đến cho bạn những cuộc họp hiệu quả và năng suất nhất? Dưới đây là 5 điều cần cân nhắc khi lựa chọn giải pháp hội nghị truyền hình phù hợp.

Xem ngay:

• Camera hội nghị truyền hình
• Micro cổ ngỗng hội nghị truyền hình
• Micro đa hướng để bàn

1. Số người tham dự

Bạn sẽ hội thảo trực tiếp với mọi người hay bạn có kế hoạch đưa toàn bộ phòng họp của mình vào cuộc họp? Thiết bị cần thiết để thu nhận âm thanh và hình ảnh hiệu quả cho toàn bộ căn phòng khác với giải pháp “webcam gắn trên màn hình” đơn giản. Ngoài ra, bạn cần cân nhắc xem mình có tham gia hội nghị với một bên khác tại một thời điểm hay kết nối đồng thời với nhiều bên khác nhau ở các địa điểm khác nhau hay không.

2. Tầm quan trọng của chất lượng

Các hội nghị truyền hình của bạn có cần phải trông chuyên nghiệp, với hình ảnh HD rõ nét và âm thanh chất lượng cao không? Bạn cần tạo ấn tượng với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh? Hay bạn sẽ chỉ sử dụng nó cho các cuộc họp trực tiếp với nhân viên hoặc dịch giả tự do đang làm việc từ xa?

3. Vị trí của người tham dự

Bạn có thể nghĩ rằng vị trí đó không quan trọng. Qua Internet, bạn có thể kết nối với bất kỳ ai, bất kể họ ở đâu. Nhưng có những vấn đề khác cần xem xét, chẳng hạn như múi giờ và sự khác biệt về thông số kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến cuộc gọi của bạn.

4. Sự cần thiết của Đa phương tiện

Các tài liệu bổ sung là chìa khóa cho bất kỳ cuộc họp kinh doanh nào để truyền đạt quan điểm của bạn: mọi thứ từ biểu đồ và đồ thị đến video được tạo sẵn được tích hợp vào bài thuyết trình. Những chiến thuật này thậm chí còn trở nên phổ biến hơn kể từ khi PowerPoint và Keynote ra đời. Thật không may, việc hướng máy ảnh vào màn hình chiếu không truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác như ở đó. Nếu bạn muốn sử dụng các tài liệu bổ sung này, bạn cần một nền tảng cho phép bạn tích hợp chúng trực tiếp vào cuộc gọi điện video của mình, để tất cả các bên khác trong hội nghị có thể nhận được thông tin bạn muốn truyền đạt.

5. Cần để phát lại sau

Thông tin trong cuộc họp này có phải là thông tin mà bạn sẽ muốn tham khảo lại sau này không? Bạn có muốn cung cấp cho nhân viên hoặc khách hàng tham khảo sau khi thực tế không? Tất nhiên, bạn có thể nhờ ai đó trong phòng ghi chép nhiều thứ; cách các cuộc họp đã được tiến hành trong nhiều thế kỷ. Nhưng với nền tảng phù hợp, bạn có thể chỉ cần ghi lại toàn bộ hội nghị video, cung cấp cho bạn bản ghi hoàn toàn chính xác để có thể lưu trữ, xem lại, chia sẻ với những người tham dự khác hoặc thậm chí đăng lên YouTube hoặc trang web của bạn. Nếu đây là một tính năng quan trọng đối với bạn, bạn sẽ cần nghiên cứu các nền tảng hội nghị truyền hình phù hợp với tính năng này và các phương pháp tốt nhất để thực hiện nó.

Chọn giải pháp hội nghị truyền hình phù hợp với nhu cầu của bạn có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Có tất cả các loại giải pháp khác nhau để phục vụ tất cả các mục đích khác nhau. Nhưng nếu bạn vạch ra trước thời gian chính xác những gì bạn cần và chính xác những gì bạn muốn đạt được thông qua hội nghị truyền hình, bạn có thể tìm thấy giải pháp phù hợp với mình.